Как перенесли внутренние процессы и документооборот в Pyrus

Ситуация на старте
До начала проекта часть задач и договорённостей фиксировалась в переписке, отдельных документах и по итогам рабочих совещаний.

При таком подходе руководителям было сложно в любой момент получить целостную картину:

• какие поручения уже поставлены;
• кто отвечает за их выполнение;
• какие документы сейчас находятся на согласовании;
• на каком этапе возникла задержка;
• какие решения принимались по вопросу ранее.

Информация была распределена между разными каналами, поэтому контроль во многом зависел от того, насколько сотрудники самостоятельно отслеживали переписку и договорённости.

Академии требовалось единое рабочее пространство, в котором можно было бы ставить задачи, согласовывать документы, контролировать сроки и сохранять историю работы.

В качестве основы для такого решения выбрали Pyrus.

Настройка организационной структуры
Первым этапом мы перенесли в Pyrus организационную структуру академии.

В системе создали учётные записи сотрудников, настроили должности и рабочие роли. Благодаря этому задачи и согласования можно было распределять не только на конкретных сотрудников, но и на подразделения или ответственных за определённую функцию.

После формирования структуры начали переносить в систему основные внутренние процессы.

Какие процессы перенесли в Pyrus
В Pyrus были настроены формы и маршруты для регулярной административной работы:

• согласование договоров;
• согласование писем;
• обработка входящей корреспонденции;
• ознакомление сотрудников с документами;
• согласование планов мероприятий;
• работа с проектами;
• протоколы совещаний;
• внутренние задачи и поручения.

Для каждого процесса определили свой маршрут и набор участников.

Сотрудник создаёт задачу или заполняет необходимую форму, после чего Pyrus последовательно подключает тех, кто должен принять участие в процессе.

Все комментарии, документы, замечания и принятые решения сохраняются в одной карточке.

Сотрудникам больше не приходится самостоятельно пересылать документы между подразделениями и выяснять, кто должен работать с ними следующим. Система сама передаёт задачу по установленному маршруту.

От совещания к выполненной задаче
Отдельное внимание уделили регулярным операционным совещаниям.

Раньше договорённость, достигнутая на встрече, могла остаться только в протоколе или рабочей переписке. После внедрения Pyrus решения с совещаний стали превращаться в конкретные задачи.

В каждой задаче фиксируются:

• содержание поручения;
• ответственный;
• срок выполнения;
• ожидаемый результат;
• связанные документы и комментарии.

На следующем совещании руководители могут вернуться к этим задачам и проверить их статус: что уже выполнено, что находится в работе, а где требуется дополнительное решение.

Таким образом, Pyrus связал управленческие договорённости с их фактическим исполнением. Решение, принятое на совещании, больше не остаётся просто записью в протоколе — оно превращается в конкретное поручение с ответственным и сроком.

Работа с планами мероприятий
АГГА регулярно проводит соревнования, спортивные сборы и другие мероприятия. Для их организации необходимо заранее определить ответственных, согласовать план и контролировать выполнение отдельных задач.

В Pyrus начали переносить единый календарный план и настроили процесс согласования мероприятий.
Для каждого события можно зафиксировать основную информацию, назначить ответственных сотрудников и добавить связанные задачи.

Если для мероприятия требуется отдельный проект, договор или письмо, соответствующий процесс также запускается в Pyrus и сохраняет связь с исходной задачей.

В результате подготовка мероприятия не распадается на отдельные переписки между сотрудниками. Основная информация и связанные задачи остаются в системе и доступны руководителям.

Согласование договоров и документов
Договоры и письма также перенесли из разрозненного документооборота в формализованные процессы.
Инициатор прикладывает документ к задаче и указывает необходимую информацию. После этого Pyrus передаёт документ ответственным сотрудникам на рассмотрение.

Если появляются замечания, они фиксируются непосредственно в задаче. Новые версии документов также сохраняются там же.

После завершения согласования можно восстановить всю историю работы с документом: кто его рассматривал, какие изменения запрашивались и какая версия в итоге была утверждена.

Это позволяет не искать нужную информацию по перепискам и отдельным файлам, а открыть одну карточку и увидеть весь процесс целиком.

Обучение сотрудников
После настройки системы мы провели обучение сотрудников работе с Pyrus.

Команда изучила:

• создание и выполнение задач;
• работу с формами;
• согласование документов;
• передачу задач между участниками;
• контроль сроков;
• поиск необходимой информации.

После обучения сотрудники прошли экзаменацию.

Это позволило проверить не только техническую готовность системы, но и то, насколько сотрудники понимают новые правила работы и могут использовать Pyrus в повседневных задачах.

Развитие клиентского контура
Следующим этапом проекта стало развитие систем, которые используются для работы с клиентами.
В amoCRM переработали карточки сделок, контактов и компаний, настроили дополнительные поля, телефонию, WhatsApp, генерацию документов и выгрузку данных в Google-таблицы.

Для работы с расписанием, записями и абонементами использовался Yclients. Его связали с amoCRM через интеграционное решение.

В результате системы разделили между собой зоны ответственности:
Pyrus — внутренние задачи, документы, согласования и поручения.
amoCRM и Yclients — обращения, записи, расписание и клиентская работа.

Так академия получила не одну перегруженную систему, а связанный набор инструментов, в котором каждая система отвечает за свою часть работы.

Что получила академия
После внедрения у АГГА появилось единое рабочее пространство для внутренних процессов.
Сотрудники получили понятные маршруты постановки задач и согласования документов. Руководители — возможность контролировать сроки, ответственных и выполнение поручений.

Документы, комментарии и принятые решения перестали оставаться только в личной переписке сотрудников. История работы сохраняется в Pyrus и остаётся доступной компании.

Отдельным результатом стало то, что управленческие договорённости теперь можно связать с конкретным исполнением: поручение получает ответственного, срок и ожидаемый результат, а его статус можно контролировать в системе.

Итог
Кейс проекта АГГА наглядно показывает, как Pyrus может систематизировать внутреннюю работу компании без разработки отдельной корпоративной системы.

Мы перенесли в Pyrus организационную структуру академии, внутренние задачи, протоколы совещаний, согласование договоров, писем и планов мероприятий.

Pyrus стал единым рабочим пространством, в котором можно поставить задачу, провести согласование, проконтролировать срок и сохранить всю историю работы.

При этом развитие amoCRM и интеграция с Yclients позволили отдельно выстроить клиентский контур. В результате внутренние процессы академии и работа с клиентами разделены между системами, но при этом каждая из них выполняет свою роль в общей инфраструктуре компании.